仕事の効率化-介護士が実践できる時間管理のコツ

更新日：2023/6/23

 

介護士の皆さんの仕事は、一日があっという間に過ぎていくほど忙しいですよね。

その日々の奮闘は、誰もが認める事実です。

ですが、きっとあなたも、その忙しさにただ流されるのではなく、一日を有意義に、そして効率良く過ごしたいと思っていることでしょう。

介護労働安定センターの調査によると、1週間の残業時間があると回答した職員が全体の40％近くにものぼります。
※介護労働安定センター「介護労働実態調査」

これは、すなわちあなたの労働時間が予想以上に伸びていることを示しています。

それはもちろん、利用者の方々への真心からくる献身的な働きぶりの裏返しでもあるのでしょう。

ですが、ここでひとつ想像してみてください。

もし、その残業時間が少しでも減ったら、自分のための時間が増えるのではないでしょうか？
その時間を使って趣味を楽しんだり、家族や友人と過ごしたり、自己啓発に励むことができるかもしれません。

そこで今回は、介護士の皆さんに役立つ時間管理のコツを3つご紹介します。

この時間管理のコツを掴むことで、仕事がもっと効率的に進み、日々の業務にも余裕が生まれることでしょう。

あなたの一日が、より充実したものになるように。

 

全部見える化しよう！一日のタスクリストを作成

さて、まず始めに試してみてほしいのが「タスクリストの作成」です。
これは、その日にやるべきことを全てリスト化する方法で、まさに一日の全てを見える化するための手法です。

では、具体的にどのようにしてタスクリストを作成すればよいのでしょうか。

まずは、自分のノートやパソコンのメモ帳を開きましょう。

そして、その日にやるべき仕事を全て書き出します。

「朝の身体測定」「昼食の準備」「レクリエーションの手配」など、大事な仕事も些細な仕事も全て忘れずに書き出してください。

そうすることで、これから何をすべきかが一目でわかり、何から手をつければよいのか迷う時間が大幅に減ります。

また、タスクが明確になることで、無駄な動きを減らし、一つ一つのタスクを効率良く進めることができるようになります。

 

全部大事だけど、何から手をつけよう？タスクの優先順位付け

 

タスクリストが作成できたら、次に挑戦してほしいのが「タスクの優先順位付け」です。

確かに、どのタスクも重要なのですが、全てを同時にこなすことは不可能です。
そこで、タスクに優先順位をつけて、効率的に仕事を進めていきましょう。

優先順位のつけ方は人それぞれですが、例えば「締め切りが近いもの」、「影響範囲が大きいもの」、「時間がかかるもの」などを先にこなすと良いでしょう。

その他にも、「エネルギーが必要な仕事は体力がある朝に」、「集中力が必要な仕事は静かな夕方に」など、自分の体調やリズムに合わせて優先順位をつけるのも一つの方法です。

 

ICT活用でさらに業務効率化！

 

一日のタスクを見える化する方法として、Googleカレンダーなどのアプリを使うこともおすすめです。
具体的な時間を設定してタスクを登録することで、一日の流れが見える化され、仕事の進め方が計画的になります。
パソコンだけでなくスマートフォンからもアクセスできるので、外出先でも確認できるのが便利です。

優先順位付けには、Microsoftの提供する無料アプリ「Microsoft To Do」が便利です。
タスクに締め切りや重要度を設定し、その情報に基づいて自動的に優先順位をつけてくれます。
しかも、完了したタスクは一覧から消え、未完了のタスクだけが表示されるので、何をすべきか一目でわかります。

ただし、施設によっては携帯の持ち込みや使用が禁止されていることもあるので、ツールを活用する場合は気を付けましょう。

 

ちょっと息抜きしても大丈夫！余裕を持った仕事の進め方

 

「仕事が多くても、無理して全てこなすのではなく、余裕をもって仕事を進めることが大切」

この考え方は、時間管理の基本とも言えます。

ここでは、そのためのコツをいくつかご紹介します。

 

休憩も大切な仕事です

 

まず一つ目のコツは、「休憩を取ること」です。
一般的には「90分働いたら15分休む」というリズムが推奨されています。

しかし、あるテクニックを取り入れることで、もっと効果的な休憩を取ることが可能です。

それが「ポモドーロ・テクニック」です。

ポモドーロ・テクニックは、仕事を25分間隔に区切り、その間に5分の休憩を入れるという時間管理テクニックです。

このテクニックは、生産性と集中力を高めるのに役立ちます。

ただし、介護現場では必ずしもこのパターンに合わせられないこともあります。
なぜなら、利用者の状態や業務の進行により、常に柔軟に対応しなければならないからです。

そのため、厳密な時間管理よりも「その時々の状況に応じた休憩」が求められます。

つまり、空き時間ができたら積極的に小休憩をとり、自分自身の状態をリセットすることが大切です。

 

スケジュールには余裕を

 

次に大切なのが、「スケジュールに余裕を持つ」こと。

介護業界は予期せぬ事態が日常的に起きるため、タイトなスケジュール設定は避けるべきです。

余裕をもったスケジュール設定を心掛けることで、突発的な出来事にも柔軟に対応でき、ストレスを軽減できます。

 

余裕を持った仕事の進め方が出来ないときは

 

とはいえ、どんなに工夫しても余裕を持った仕事の進め方が難しい時もあります。
そのような時は、周囲の力を借りることも大切です。

チームでの業務分担や、繁忙時のサポート依頼など、一人で抱え込まず、みんなで支え合うことが、介護現場で働く上での重要なポイントとなります。

 

ちょっと一息、集中力を高めるコツを紹介します

 

仕事を始めると、ついついあれもこれもと手が出てしまうこと、ありませんか？

そんなあなたに、一つの仕事に集中するためのヒントをいくつかご紹介します。

まず、一つの仕事を最後までやり遂げることを心掛けてみましょう。

思い立ったら即行動、それも素晴らしいことですが、一つの仕事が終わるまで他の仕事は後回しにすることで、思いもよらぬ達成感が得られるかもしれません.

次に、自分の周りの環境を整えることも大切です。

デスクが乱れていると、なんとなく心も乱れがち。

ちょっとした時間にデスクの上を整理整頓して、心地よい空間を作り出しましょう。

あなたのロッカーも同様に、整理整頓することで、心地よい空間を作り出すことができます。

一日の終わりに、次の日の仕事を考えて、必要なものをロッカーに整理しておくと、翌日のスタートがスムーズになりますよ。

また、共有スペースも環境の一部です。

どれだけ忙しくても、共有スペースは清潔に保つことで、職場全体の雰囲気も変わるでしょう。

そして何より、自分自身を大切にすることが重要です。

質の良い睡眠、適度な運動、バランスの良い食事。

これらを心掛けることで、心と体がリフレッシュし、集中力もアップします。

このような小さな工夫を取り入れ、仕事に集中しやすい環境を作りましょう。

それが、時間を有意義に使う一歩となるでしょう。

 

まとめ

 

忙しい中で働くと、「どの仕事から手をつけていいかわからない」そんな感覚になることもあると思います。

そんなときは、まず「タスクリストの作成」と「優先順位付け」を試してみてください。

タスクリストの作成と優先順位がつくことで、何をいつやるべきかが一目瞭然になり、迷う時間も大幅に減らせます.

可能ならICTツールを使うことでさらなる効率化も実現可能ですよ.

働き詰めも気をつけてください。

適度な休憩を取り、スケジュールには余裕を持つことが大切です.

また、予期せぬ事態への対応や集中力の維持のためにも、環境を整えることが必要です。

いくら忙しくても、ちょっと一息つき、周りを見渡すことが必要です。

そして、仕事はあなた一人で行うものではなく、みんなで支え合うもの。

あなたのお仕事が、より円滑に、より明るく、そしてより素晴らしいものになるように、この記事のアイデアを活用してみてください。

あなたの生活がより良いものになれば嬉しいです。